آشنایی با ویژگی های راه اندازی Exchange یا ایمیل سرور سازمانی با توجه به پیشرفت فناوری و گسترش شبکه ‌های کامپیوتری و اتوماسیون سازی سازمان ها و تمایل شرکت ها به داشتن Mail Server

سرنوشت نامه نگاری های سنتی با توسعه شبکه های کامپیوتری

با گسترش شبکه ‌های کامپیوتری و اتوماسیون سازی سازمان ها، روش نامه نگاری سنتی از سیستم اداری شرکت‌ ها حذف گردیده است. در دنیای سرعت و هوشمند سازی، شرکت ‌ها به هر اندازه از فناوری های نوین عقب‌ تر باشند، بیشتر از چرخه مسابقه با سایر شرکت ها خارج می گردند.

ویژگی راه اندازی Exchange یا Mail Server دورن یک سازمان

مدیران سازمان ‌ها با را ه‌اندازی ایمیل سرور سازمانی (Mail Server) داخلی این امکان را خواهند داشت تا از طریق سرویس های هوشمند نرم افزار Exchange نظیر نرم افزارهای یکپارچه مدیریت ایمیل، تقویم، یادداشت و ... زمان و تاریخ جلسات اداری را ثبت نمایند و به ‌منظور اطلاع‌ رسانی به سایر همکاران و کارکنان، آنها را به اشتراک بگذارند.

همچنین این قابلیت برای مدیران وجود دارد تا با راه اندازی Exchange کارمندان خود را گروه‌ بندی نموده و مکاتبات اداری، اسناد و مدارک و فایل‌های اطلاعاتی را به یک یا چند پرسنل به شکل گروهی ارسال نمایند. با راه اندازی Mail Server سازمانی، کارمندان و مدیران می توانند دور از شرکت نیز به سیستم مکاتبات اداری دسترسی داشته باشند و از طریق وب، در هر نقطه از دنیا به اینترنت متصل شوند و ایمیل ‌های سازمانی خود را مشاهده و مدیریت کنند.

سازمان‌های دولتی و خصوصی به دلیل اینکه با دیگر سازمان‌ هایی که وابسته به آن هستند، می‌ بایست نامه ‌نگاری رسمی داشته باشند، از طریق راه اندازی اکسچنج Exchange  مکاتبات اداری برون سازمانی خود را انجام می‌دهند. یکی از بهترین ویژگی راه اندازی  Exchange برای شرکت‌های دولتی و تجاری این است که قادر خواهند بود با دامین سرور اختصاصی (Domain Server) با شرکت‌های دیگر در ارتباط باشند و مکاتبات رسمی خود را بدون نیاز به سرویس‌های خارجی Gmail، Yahoo، Hotmail و ... انجام دهند.